Pligte en verantwoordelikhede van Raadsbeamptes

Die Vergadering sal gehou word op Sondag 17 Mei 2026 van 9:00 vm. tot 5:00 nm. Britse tyd.

Name, akronieme en kort vorms is verwyder of geredigeer vir konsekwentheid met OA-beleid.

Algemene Pligte van Raadslede

1. Dien op die Streek 9-raad.
2. Woon raadsvergaderings by.
3. Kontroleer en koördineer gereeld die opdatering van verskeie dokumente, insluitend maar nie beperk tot Vital Link, Bid to Host Assembly and Convention, en Region 9 Best Practices.
4. Verseker nakoming van die Twaalf Stappe, Twaalf Tradisies en Twaalf Konsepte van OA-diens binne Streek 9.
5. Voer pligte uiteengesit in die Statute en Beleidshandleiding.
6. Reageer betyds op alle korrespondensie en navrae. Aan die begin van elke kwartaal sal die raad die definisie van betyds bepaal.
7. Hou 'n rekord van bates en wagwoorde. Die Sekretaris sal verantwoordelik wees vir die instandhouding van hierdie lys op Google Drive.
8. Fasiliteer Diens-, Tradisies- en Konsepte-werkswinkels wanneer en waar moontlik binne Streek 9 en woon ander geleenthede binne die Streek by, waar die begroting dit toelaat, of ten koste van die land wat die OA-geleentheid aanbied.
9. Reik uit na lande en diensliggame wat nie by die byeenkoms teenwoordig is of in kontak is met Streek 9 nie.

Pligte van Spesifieke Raadslede

1. stoel
   1. Voorsit by
      1. Raadsvergaderings
      2. Streek 9 Vergadering
   2. Berei die agenda voor vir alle vergaderings van die raad en vergaderings waar toepaslik met die hulp van ander beamptes.
   3. Woon die Wêrelddiens-sakekonferensie namens Streek 9 by.
   4. Is 'n lid van die Wêrelddiens-sakekonferensie se streekvoorsitterskomitee en woon die komiteevergaderings by.
   5. Werk saam met die Trustee-skakelbeampte aan kwessies wat die streek direk raak.
   6. Tree op as lynbestuurder van enige spesiale werkers (betaalde personeel) namens die Raad. Die Voorsitter mag 'n ander raadslid aanstel om hierdie rol te vervul.
   7. Stel die Streek 9 Parlementslid aan.
2. Ondervoorsitter
   1. Neem alle pligte van die Voorsitter oor in hul afwesigheid of wanneer deur die Voorsitter versoek.
   2. Ondersteun ander beamptes in die uitvoering van hul pligte. #Ander pligte soos opgedra.
3. Sekretaris
   1. Neem notules van alle vergaderings en raadsvergaderings.
   2. Die Sekretaris sal ten tye van die vergadering verantwoordelik wees vir die opstel van die notule.
   3. Die Sekretaris is verantwoordelik vir die verkryging van afskrifte van enige inligting wat in die notule ingesluit moet word.
   4. Die notule sal die volgende bevat:
      1. Datum/Tyd en Plek van die Streek 9 Vergadering
      2. Name van beamptes teenwoordig
      3. Rekord van aksies geneem op die notule van die vorige vergadering
      4. Die presiese bewoording van elke mosie soos daaroor gestem is, en of dit geslaag of misluk het
      5. Die voorsteller en sekondant van elke mosie
      6. Die telling van die ja- en nee-stemme.
      7. Enige kennisgewings of aankondigings wat by die vergadering gemaak is
      8. Punte van orde en appèlle
      9. Komiteeverslae en enige ander verslae wat tydens of oor die vergadering plaasvind
      10. Hersiene kopieë van die Statute en Beleidshandleiding.
   5. Die Sekretaris sal, binne 60 dae na die Vergadering, 'n konsep van die notule van die Vergadering aan die Notulehersieningskomitee verskaf.
      1. Komiteelede sal die Sekretaris binne 28 dae na ontvangs van die notule van byvoegings of korreksies voorsien.
      2. Indien daar 'n teenstrydigheid is, sal die sekretaris die opname hersien en die komitee adviseer.
      3. Nadat die komitee in kennis gestel is van die inhoud van die opname, sal die komitee stem oor die insluiting of verwydering van enige gevonde teenstrydighede van enige element van die notule. Dit vereis 'n tweederdemeerderheid.
   6. Sal 'n afskrif van die finale ongoedgekeurde notule indien om op die webwerf geplaas te word.
   7. Stuur aansoekvorms van trustee-genomineerdes binne een week na die bevestiging van kandidate na die Wêrelddienskantoor.
   8. Stuur 'n kennisgewing van die Vergadering aan alle Diensliggame en onverbonde vergaderings in Streek 9.
      1. Versoek dat wysigings gestuur word in ooreenstemming met Artikel XII – Afdeling 1
      2. Ontvang die agenda van die Voorsitter en sorg dat die agenda per e-pos aan alle Diensliggame en onverbonde vergaderings gestuur word.
      3. Wees verantwoordelik vir die voorbereiding van registrasie- en sakeverwante materiaal vir die Vergadering, insluitend die Konvensie-uitnodiging, die Vergaderinglêer en die notules van Streek 9-vergaderings. Die lêer sal alle verslae, mosies en ander inligting oor die sake van die vergadering insluit. Die lêer kan 'n bod vir toekomstige gashere van die Vergadering/Konvensie insluit.
      4. Wees verantwoordelik vir die opdatering van die oproeplys vir en by die byeenkoms.
      5. Hersien opdaterings wat voortspruit uit mosies by die vergadering en werk dan die Statute en Beleidshandleiding op indien nodig. Indien die Statute opgedateer word, sal verantwoordelik wees vir die stuur van die opgedateerde Statute na die Wêrelddienskantoor.
      6. Verseker behoorlike oordrag, berging en verwydering (binne die vereiste tydsraamwerke) van groot hoeveelhede persoonlike data, soos van die streek se konvensie.
      7. Hou 'n huidige lys van alle diensliggaamkontakte en groepverteenwoordigers by.
      8. Verskaf data vir die Assembly-binder, wat wys
      9. Aantal diensliggame in Streek 9.
      10. Vergaderingtellings vir elke land in Streek 9.
      11. Tale en geldeenhede van elke land in Streek 9.
   9. Ander pligte soos toegewys.
4. tesourier
   1. Koördineer met die hoofinligtingsbeampte, raadslede, die bankier, komitees en betaalde personeel oor finansiële en begrotingsaangeleenthede binne die streek.
   2. Verskaf kwartaallikse finansiële opdaterings aan die Raad.
   3. Stel 'n jaarlikse begroting op vir goedkeuring van die vergadering.
   4. Hou finansiële rekords by.
   5. Verskaf 'n jaarverslag van alle ontvangde bydraes, inkomste en uitgawes.
   6. Ander pligte soos toegewys.
5. Digitale beampte
   1. Ontwikkel en implementeer 'n digitale strategie vir Streek 9.
   2. Identifiseer geleenthede vir digitale innovasie en groei om die impak van Streek 9 te maksimeer.
   3. Met die hulp van die Digitale Komiteevoorsitter, bestuur die OA Streek 9 Google Drive, insluitend:
      1. Wagwoorde bewaar en uitgee.
      2. Skep en instandhou van Streek 9 poslyste.
   4. Verskaf gereelde verslae om die sukses van digitale pogings te meet en aanbevelings te maak.
   5. Verskaf opleiding en ondersteuning aan die Streek 9-raad, komitees en diensvrywilligers oor digitale gereedskap en beste praktyke.
   6. Ander pligte soos toegewys.
6. Hierdie pligte kan aangepas word soos nodig vir gladde bedrywighede; enige veranderinge sal by die volgende byeenkoms gekommunikeer word.