Privaatheidsbeleid

Streek 9 van Ooreters Anoniem handhaaf ons 12de Tradisie van anonimiteit en is daartoe verbind om die privaatheid te beskerm van almal wat hul persoonlike inligting met ons deel.

Omvang van hierdie beleid

Streek 9 sal persoonlike data van OA-lede en nie-lede verwerk. Individue kan inteken op die poslys, lede kan Streek 9-vergaderings bywoon, en kan optree as beamptes, trustee-skakelbeamptes, komiteevoorsitters, komiteelede of dienskoördineerders vir Streek 9. Registers sal van vergaderings gehou word, en kontakbesonderhede sal in e-posrekeninge gestoor word. Indien lede geleenthede of werkswinkels reël en publisiteitsmateriaal produseer, sal dit versprei en op die webwerf gepubliseer word. Streek 9 hou toesig oor 'n jaarlikse byeenkoms wat aangebied word deur die nasionale OA-genootskap van die land waar die byeenkoms plaasvind.

Streek 9 is daartoe verbind om die privaatheid van individue wie se persoonlike inligting verwerk word, te handhaaf, en hierdie beleid beskryf hoe hierdie verbintenis nagekom sal word. Dit is van toepassing op Streek 9-beamptes, verteenwoordigers en OA-lede wat persoonlike data namens Streek 9 of in verband met Streek 9 (insluitend diensliggame wat Streek 9-geleenthede aanbied) of die OA Streek 9 Liefdadigheidsorganisasie hanteer.

Hierdie beleid moet saam met die Databeskermingsbeleid en die Inligtingsbeleid gelees word.

Sekuriteitsbeleid, en ander sulke beleide wat geskep mag word.

Algemene beginsels

Streek 9 neem gepaste voorsorgmaatreëls wanneer persoonlike inligting verwerk word terwyl hulle Streek 9-sake doen. Privaatheid sal beskerm word, en persoonlike inligting sal nooit bekend gemaak word nie, tensy dit deur die wet vereis word, of waar dit aan 'n eksterne (nie-OA) dataverwerker soos Google, of ons webwerf-gashere is. Ons sal persoonlike data slegs gebruik vir die doel waarvoor dit bekend gemaak is, en dit veilig verwyder of vernietig sodra dit nie meer benodig word nie.

Streek 9-beamptes, trustee-skakelbeamptes, komiteevoorsitters, komiteelede, dienskoördineerders en verteenwoordigers

OA-lede wat diens lewer aan Streek 9 in enige van hierdie posisies sal hul kontakbesonderhede aan Streek 9 verskaf sodat hulle gekontak kan word om hul rol binne OA te vervul. Indien hul kontakbesonderhede verander, moet hulle die Voorsitter van Streek 9 in kennis stel (chair@oaregion9.org) sodat die rekords opgedateer kan word.

Die besonderhede van die beamptes, trustee-skakelbeamptes, komiteevoorsitters, komiteelede, dienskoördineerders en verteenwoordigers sal vir die tydperk wat in die tabel hieronder aangedui word, op rekord gehou word. Indien hulle 'n bywoningsregister by vergaderings onderteken het, sal hierdie rekord soos hieronder gehou word. Besonderhede kan met gemagtigde derde partye gedeel word en inligting sal in Streek 9 se Google Drive gehou word.

Indien enige beampte of verteenwoordiger beswaar wil maak teen die verwerking van hul data, of versoek dat verwerking beperk word, moet hulle dit skriftelik aan die Voorsitter van Streek 9 doen.

Borg lyste, Vertaling lyste

Streek 9 hou lyste van individue wat ingestem het om as borge op te tree / 12-stap-uitreik te verskaf of die vertaling van dokumente te verskaf. Ander soortgelyke lyste kan van tyd tot tyd gegenereer word. Toestemming sal verkry word van mense wat op die lys genoem word, wie se inligting te eniger tyd verwyder kan word; Toestemming sal verkry word van diegene wat borgskap soek om met beskikbare borge gepaar te word. Diegene wat 'n borg soek, stem in dat hul inligting op hierdie manier en slegs vir hierdie doel verwerk word; ons behou hierdie inligting nie langer as om potensiële borge met geborgdes te pas nie. Alle betrokke individue is bewus van ons privaatheidskennisgewing wanneer hulle inligting met Streek 9 deel.

Vergadering / Konvensie bywoners

Individue word vereis om vooraf te registreer voordat hulle die Streek 9-vergadering en/of -konvensie kan bywoon. Wanneer hulle registreer, sal hulle 'n privaatheidskennisgewing ontvang wat verduidelik wie hul data sal hou en hoe dit verwerk sal word. Die tydperk waarvoor data behou sal word, word in die tabel hieronder uiteengesit. 

Groepverteenwoordigers (inligting ontvang van die Wêrelddienskantoor)

Die OA Wêrelddiensorganisasie hou 'n register vir OA-vergaderings wêreldwyd. Plaaslike groepe en diensliggame moet kontakbesonderhede aan hierdie register verskaf. Hierdie data word dan deur die Wêrelddienskantoor aan Streek 9 gedeel sodat Streek 9 verteenwoordigers binne die gebied wat deur die Streek gedek word, kan kontak. Dit kan volle name (indien aan die Wêrelddienskantoor gegee), huisadres, e-posadres en telefoonnommer insluit. Indien enige individu van die lys wat deur die Wêrelddienskantoor gehou word, verwyder wil word, moet hulle die Wêrelddienskantoor direk kontak. Hulle kan Streek 9 kontak om hul besonderhede van die Streek 9-rekords te laat verwyder.

Gebeurtenisse pamflette

OA-lede kan kies om hul kontakbesonderhede in pamflette en promosiemateriaal vir geleenthede en werkswinkels te verskaf. Die pamflette wat vir hierdie doel aan Streek 9 verskaf word, sal op die webwerf gepubliseer word met die persoonlike data wat verskaf is. 'n Rekord sal gehou word van watter inligting verskaf word. Sodra die geleentheid verby is, sal die pamflet van die webwerf verwyder word.

Indien die OA-lid die pamflet voor die geleentheid wil laat verwyder, moet hulle die Voorsitter van Streek 9 kontak, wat die Digitale Beampte en Digitale Komitee sal in kennis stel om te verseker dat die pamflet verwyder word.

Datasubjekregte

Onder die GDPR het datasubjekte (mense wie se data verwerk word), verskeie regte:

a. Die reg om Weet watter data oor hulle ingesamel is, en hoe sulke data verwerk is

b. Die reg om maak veranderinge aan onakkurate data

c. Die reg om toestemming terugtrek tot dataverwerking

d. Die reg om te versoek dat data geskrap

e. Die reg om voorwerp tot dataverwerking, of dat dit beperk

f. Die reg om data oordraagbaarheid (dit geld slegs vir outomatiese verwerking, wat nie in die konteks van Streek 9 gebeur nie)

g. Die reg om kla aan die Kantoor van die Inligtingskommissaris

Indien u enige van hierdie regte wil uitoefen, kontak asseblief die Voorsitter van Streek 9.

Toestemming om inligting buite die Europese Unie (EU) te deel

Streek 9 dek 'n wye geografiese gebied, wat verder as die EU strek om lande en gebiede in Afrika, die Midde-Ooste en Wes-Asië in te sluit. Dit beteken dat Streek 9-beamptes en diensliggame wat buite die EU gebaseer is, persoonlike data via Streek 9 kan ontvang. Sommige mag databeskermingsbeleide hê wat soortgelyk is aan die Algemene Regulasies vir Databeskerming (GDPR) en ander mag nie. In hierdie omstandighede vereis die GDPR dat spesifieke toestemming van data-onderwerpe verkry word om toe te laat dat hul persoonlike data verwerk word. Sodanige toestemming sal aangevra word.

Reg op toegang tot inligting

Individue het die reg om toegang te verkry tot enige persoonlike data wat op hulle betrekking het en wat Streek 9 hou, en om die volgende inligting te ontvang:

• Die rede waarom die data gehou word
• Die bron van die data (indien nie direk van die individu self nie)
• Of dit aan enigiemand anders bekend gemaak is, en indien wel, wie
• Hoe lank dit gestoor sal word
• Die reg om te versoek dat die data opgedateer of uitgevee word, of verwerking op enige manier beperk word
• Die reg om 'n klagte in te dien by die Inligtingskommissarisskantoor
• Of enige outomatiese besluitneming gebruik is om die data te verwerk
• Of die inligting buite die EU gedeel is en indien wel die meganismes in plek om data te beskerm

Dit word 'n 'Versoek om Toegang tot Data Onderwerp (DSAR)' genoem. Enige persoon wat hierdie reg wil uitoefen, moet die Voorsitter van Streek 9 per e-pos kontak (chair@oaregion9.orgDie inligting moet binne 30 dae, sonder koste, verskaf word. Die Voorsitter sal altyd die identiteit van enigiemand wat 'n versoek om toegang tot inligting rig, verifieer voordat enige inligting oorhandig word.

Proses vir versoeke om toegang tot data

Enige versoeke om toegang tot data deur die betrokke persoon moet aan die voorsitter van Streek 9 gestuur word, wat dit in die DSAR-sjabloon moet aanteken.

Die individu wat die versoek rig, moet gekontak word en hul identiteit moet bevestig word, indien nodig deur 'n telefoonoproep of ander gepaste middele, en hulle kan versoek word om skriftelike bewys van hul identiteit te verskaf.

Die Voorsitter moet met ander Beamptes saamwerk om alle inligting wat oor die onderwerp gehou word, te identifiseer. OA versamel nie baie persoonlike data nie, en daarom is dit waarskynlik dat die inligting beperk sal wees tot hul insluiting op 'n lys, bywoningsregister van vergaderings en hul intekening op die poslys. As die persoon egter 'n Streek 9-beampte, Trustee-skakelbeampte, Komiteevoorsitter, Komiteelid, Dienskoördineerder of Vergaderingverteenwoordiger was, kan daar meer inligting wees, insluitend e-posse van hulle en oor hulle.

Alle materiaal moet hersien word en 'n beoordeling gemaak word of dit onmiddellik openbaar gemaak kan word, en of openbaarmaking die regte en vryhede van 'n ander individu nadelig kan beïnvloed. Inligting oor 'n derde party moet nie bekend gemaak word nie, en dit kan uit dokumente geredigeer word.

Niks moet bekend gemaak word wat 'n regsondersoek kan benadeel, of waar openbaarmaking 'n ander wetlike plig sou oortree nie. Spesialisadvies moet ingewin word indien daar enige kommer is oor die vraag of openbaarmaking nie gemaak moet word nie.

Die algemene reël is dat materiaal binne 30 dae na die versoek bekend gemaak moet word, en die betrokke persoon kan gedurende hierdie tyd 'n opdatering aanvra. Indien dit langer sal neem om die bekendmaking voor te berei, moet die betrokke persoon binne 30 dae gekontak word en in kennis gestel word van die vertraging, insluitend die waarskynlike tydskaal vir bekendmaking. Bekendmaking moet binne 90 dae na die versoek geskied.

Indien geen inligting oor die betrokke persoon gehou word nie, moet hulle in kennis gestel word.

Indien inligting gehou word, maar geen openbaarmaking gedoen word nie, moet die betrokke persoon in kennis gestel word dat geen stappe op hul versoek gedoen sal word nie, en dat hulle die reg het om by die Kantoor van die Inligtingskommissaris te kla.

'n Kort beskrywing van die openbaarmaking moet in die DSAR-sjabloon aangeteken word, tesame met die tydsberekening van enige openbaarmaking, en enige nie-openbaar gemaak materiaal, met redes vir nie-openbaarmaking.

Argiefering en bewaring

Persoonlike data moet slegs vir die minimum tydperk gestoor word wat nodig is, in ooreenstemming met die doel waarvoor dit verwerk is. Sodra die bewaringstydperk verstryk het, is dit die verantwoordelikheid van die persoon wat die data beheer om dit te verwyder. Beamptes, Trustee-skakelbeamptes, Komiteevoorsitters, Komiteelede en Dienskoördineerders is verantwoordelik vir die bestuur van hul eie Google Drive- en e-posrekeninge, en Streek 9-verteenwoordigers is verantwoordelik vir hul groep se e-posadresse.

weergawe

Hierdie beleid is op 5 Mei 2020 opgestel en in Oktober 2020 deur die Streek 9-vergadering goedgekeur.

Die beleid is op 16 Januarie 2026 hersien en goedgekeur.
Enige vrae oor hierdie beleid of enige navrae rakende databeskermingsaangeleenthede moet met die Voorsitter van Streek 9 (chair@oaregion9.org)